Datenschutz im Homeoffice

Was ist zu beachten?

So funktioniert Datenschutz in der Heimarbeit

Datenschutz spielt in der Businesswelt eine große Rolle. Dieser Grundsatz gilt nicht erst seit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung, hat sich aber im Zuge dessen deutlich verschärft. Im Homeoffice hat er ebenfalls eine wichtige Bedeutung. Was ist dabei zu beachten? 

Warum hat der Datenschutz eine große Bedeutung?

In den letzten Jahren hat sich bezüglich des Datenschutzes einiges verändert. Der größte Einschnitt kam mit der Einführung der DSGVO im Mai 2018. Diese Datenschutzgrundverordnung gilt europaweit, also auch in Deutschland.

Dabei spielt der Schutz der Daten auf verschiedenen Ebenen eine wichtige Rolle. So müssen zum Beispiel Online-Händler auf ihrer Webseite eine Datenschutzerklärung bereithalten. Diese muss einige Pflichtangaben enthalten.

In vielen weiteren Bereichen wie beim Versenden von E-Mails sind Firmen ebenfalls verpflichtet, strenge Richtlinien zu beachten. Eines der wichtigsten Ziele der DSGVO ist es, für Verbraucher mehr Sicherheit und eine umfassendere Transparenz zu schaffen.

Unternehmen tun gut daran, diese Regelungen Ernst zunehmen. Denn bei Verstößen können Strafen drohen, die in Extremfällen bis in die Millionen gehen – also sogar womöglich zur Pleite der Firma führen können.

Nicht zuletzt deswegen kann es sinnvoll sein, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, der sich mit den Regelungen beschäftigt und sich um die Einhaltung im Unternehmen kümmert. Je nach Größe und Arbeitsfeld des Betriebes kann dies sogar verpflichtend sein.

Methoden zur Gewährleistung des Datenschutzes im Homeoffice

Bei alledem spielt auch das Homeoffice eine Rolle. Hier müssen entsprechende Regelungen ebenfalls eingehalten werden. Gerade während der Corona-Pandemie hat dies eine große Bedeutung bekommen.

So waren zwischen den Monaten Januar und Juni 2021 laut verschiedenen Umfragen zwischen 22 und 32 Prozent der Befragten bzw. Beschäftigten der untersuchten Firmen vollumfänglich oder zumindest teilweise im Homeoffice beschäftigt. Umso wichtiger ist es, zu wissen, was hierbei zu beachten ist.

Verschlüsselung in der Kommunikation

Zum einen muss auf die Verschlüsselung von sensiblen Daten geachtet werden. Dies gilt unter anderem bei der Kommunikation via E-Mail. Diese kann zwischen Betrieb und Mitarbeiter im Homeoffice, wenn sie für den Datenschutz relevante sensible Informationen enthält, nur in verschlüsselter Form stattfinden. Gleiches gilt, wenn ein Angestellter in Heimarbeit nach außen kommuniziert. Gerade im Homeoffice hat dies eine besondere Relevanz, da gewisse Dokumente nicht in ausgedruckter Form mal eben schnell vorgelegt werden können, sondern die Nutzung von E-Mails eine wichtige Grundlage für die Arbeit ist.

Speicherung der Daten

Bei der Speicherung von sensiblen Daten ist ebenfalls Vorsicht geboten. Ein Mitarbeiter darf diese nicht auf privaten Speichermedien sichern. Dazu könnten unter anderem Festplatten oder USB-Sticks sowie womöglich Smartphones oder Tablets gehören.

Daher ist es von großer Bedeutung, dass der Mitarbeiter entsprechende Speichermöglichkeiten von der Firma zur Verfügung gestellt bekommt. Dies kann durch einen Firmenlaptop oder den Zugang zu Servern umgesetzt werden. Hier zeigt sich: Das Thema Datenschutz im Homeoffice kann für Unternehmen einige Zusatzkosten verursachen.

Unkenntlich machen sensibler Informationen

Um den Datenschutz im Homeoffice einzuhalten, kann es sinnvoll sein, sensible Daten in Dokumenten unkenntlich zu machen. Am sichersten ist dabei das digitale Schwärzen der entsprechenden Stellen.

Zum Beispiel bei einer PDF-Datei funktioniert dies in wenigen Schritten. Online-Tutorials bieten Einsteigern eine einfache Anleitung. Dabei sollte immer bedacht werden, dass dieser Schritt nicht mehr rückgängig zu machen ist.

Weitere Personen im Haushalt – Was ist zu beachten? 

Neben dem Umgang mit den Dokumenten spielt zudem die Frage eine Rolle, ob der Mitarbeiter im Homeoffice alleine lebt oder weitere Personen in seinem Haushalt während oder nach der Arbeitszeit anwesend sind. Unter anderem gehören potenziell dazu:

  • Mitbewohner in einer WG
  • Partner oder Partnerin
  • Kinder verschiedenen Alters
  • ein Bekannter oder Freund, der kurz nach Feierabend zu besuch kommt

Der Angestellte muss darauf achten, dass keine Person, die mit ihm in einem Haushalt lebt, in irgendeiner Form Zugang zu den sensiblen Daten hat. Dabei spielen verschiedene Situationen eine Rolle.

Kein unbefugter Zugriff

Zum einen könnte der Einblick entstehen, wenn der Mitbewohner oder die Mitbewohnerin dem Mitarbeiter bei seiner Arbeit Gesellschaft leistet. So ist darauf zu achten, dass Computer und Laptops entsprechend blickgeschützt positioniert werden. Gleichzeitig müssen die Datenträger in jedem Fall durch ein Passwort vor unbefugtem Zugriff gesichert sein. Des Weiteren sollten keine physischen Dokumente in Papierform offen herumliegen. Auch aus diesem Grund sollte im Homeoffice, sofern sensible Daten eine Rolle spielen, so wenig wie möglich gedruckt werden. Darüber hinaus haben Telefonate und Videokonferenzen eine Bedeutung. Hier könnte es ebenfalls Mithörer geben. Arbeitnehmer im Homeoffice sollten daher darauf achten, dabei im gleichen Raum keine Gesellschaft zu haben. Zudem sollte nichts Gesprochenes außerhalb des Arbeitsbereiches hörbar sein.

Umgang mit Problemen und Verantwortung

Falls Fehler oder Probleme auftreten, müssen diese vonseiten des Arbeitnehmers umgehend gemeldet werden. Das Unternehmen kann dann eine Entscheidung treffen, wie weiter vorgegangen wird und wer informiert werden muss.

Natürlich ist jeder Arbeitnehmer im Homeoffice selbst dafür verantwortlich, die Datenschutzverordnung einzuhalten und umzusetzen. Firmen können dabei jedoch unterstützend wirken.

Hierfür sollte der Datenschutzbeauftragte umfangreich informieren und aufklären, was zu beachten ist. Darüber hinaus ist es wichtig, dass er bei Fragen oder Komplikationen jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung steht.

Fazit

Der Datenschutz hat im Homeoffice nicht weniger Bedeutung als bei der Arbeit in den Räumlichkeiten der Firma. Im Gegenteil: Aufgrund verschiedener Umstände sind weitere Details zu beachten. Unternehmen sollten daher bei ihren Mitarbeitern ein hohes Bewusstsein hierfür schaffen.


Bildquellen:

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